Niszczenie dokumentów

Niszczenie dokumentów to w dzisiejszych czasach bardzo ważny etap w prowadzeniu jakiejkolwiek działalności. Ochrona danych osobowych, w tym także, wprowadzone niedawno na terenie Unii Europejskiej RODO, powodują, że nie można przejść obojętnie obok kwestii związanej z dokumentami zawierającymi dane osobowe, lub istotne dane związane z prowadzona działalnością.

Kwestie prawne związane z niszczeniem dokumentów są raczej dzisiaj wszystkim dobrze znane. Nawet, jeżeli nie znamy dokładnie przepisów związanych z ochroną danych osobowych czy niszczeniem dokumentów, to raczej wszyscy mamy świadomość, że niszczenie dokumentów jest kwestią priorytetową, zwłaszcza wtedy, kiedy archiwizowanie ich nie jest możliwe, jest utrudnione ub nieopłacalne.

Dlaczego warto niszczyć dokumenty

Prócz kwestii związanych z przepisami prawa, nieszczanie dokumentów jest istotne także z punktu widzenia prowadzenia działalności, np. przedsiębiorstwa. Ważne informacje, na przykład informacje handlowe, wewnętrzne dane firmowe, powinny być niszczone z należytą starannością. Nikt nie powinien mieć dostępu do informacji poufnych w naszej firmie. Wyciek pewnych danych, na przykład opracowań strategii działalności firmy, może, choć oczywiście nie musi, nieść ze sobą niepożądane konsekwencje. Przykładem może tutaj być przechwycenie pewnych informacji przez firmy konkurencyjne, które wchodząc w posiadanie wiedzy o sposobie naszego działania na danym rynku, może wdrożyć odpowiednie rozwiązania, który zagrożą naszej pozycji.

Niszczenie dokumentów

Warto zatem bronić się przed takim scenariuszem i jak najszybciej wdrożyć we własnej firmie odpowiednią politykę postępowania z dokumentami. Zabezpieczając dokumenty firmowe przed dostaniem się w niepowołane ręce, jednocześnie zabezpieczamy się od strony prawnej w kwestiach związanych z RODO i ochrona danych osobowych.

Jak skutecznie chronić dane firmowe?

Ochrona danych firmowych to szereg działań podjętych przez pracowników firmy, które minimalizują ryzyko wycieku informacji na zewnątrz. Każda firma powinna opracować swoja własną politykę zarządzania, przechowywanie i niszczenia dokumentów, w której będzie uwzględniona specyfika danej branże, oraz kwestie organizacyjne danego przedsiębiorstwa. Nie ma możliwości aby przedstawić konkretny model takiej polityki, ale można wyznaczyć pewne ramy, które zawsze powinny zostać wdrożone w firmie.

Przyjmowanie dokumentów

Pierwsza kwestia to przyjmowanie informacji z zewnątrz, czyli moment, w którym stajemy się posiadaczami na przykład danych osobowych. Już na tym etapie powinniśmy wprowadzić pewne zasady, które zabezpieczą nas prawnie choćby od strony RODO. Przyjmowanie informacji na przykład od klientów, zwłaszcza danych osobowych powinny odbywać w taki sposób, aby osoby postronne nie miały do nich dostępu. Najlepszym rozwiązaniem jest takie opracowanie procedur, aby dane te mogły być widoczne tylko dla klienta i ewentualnie dla pracownika, który te dane przyjmuje i je weryfikuje. Jeżeli etap weryfikacji nie jest istotny, lub może zostac ona przeprowadzona w sposób elektroniczny, możemy w ogóle zrezygnować z udziału pracownika na przykład poprzez wprowadzenie leketronicznej rejestracji i odpowiendiego szyfrowania przesyłanych danych. Dane warto również szyfrować na naszych serwerach i w bazach danych, tak aby automatycznie można było je odczytywać, ale aby w przypadku uzyskania dostępu do bazy danych nie dało się ich odczytać.

Niszczenie danych
Stack of files

Przechowywanie dokumentów

Druga kwestia to przechowywanie dokumentów w firmie. Dokumenty, w tym dane osobowe powinny być przchowywane tylko tak długo, jak jest to konieczne do na przykład świadczenia jakiejś usługi, lub tak długo, jak długo może być to opłacalne. Przechowywanie danych musi być bardzo dobrze zorganizowane i odpowiednio zabezpieczone. W przypadku danych przetrzymywanych w formie elektronicznej, należy wprowadzić szereg rozwiąń, które utrudnią dostęp do tych danych przez osoby niepowołane. Podstawowe rozwiązanie to oczywiści wprowadzenie szyfrowania dnaych, odpowiednio mocne hasła dostępowe, uprawnienia do dostępu do danych dla jak najmniejszej liczby pracowników, ale także zabezpieczenie systemów programami antywirusowymi. Dane w formie papierowej niosą ze sobą mniejsze ryzyko wycieku na zewnątrz, niemniej jednak należy zadbać o to aby były one przechowywne w bezpiecznym miejscu, a dostęp do nich miała minimalna liczba pracowników.

Niszczenie dokumentów niepotrzebnych

Trzecia kwestia to niszczenie dokumentów, które nie są już potrzebne, dotyczą klientów, którzy z nami już nie współpracują, lub danych firmowych, które nie są aktualne. W tym punkcie najlepiej skupić się na działalności firm zewnętrznych, które mają w swojej ofercie niszczenie dokumentów.

Jak przeprowadzić niszczenie dokumentów?

Jeżeli chcemy przeprowadzić niszczenie dokumentów w sposób prawidłowy, przede wszystkim powinnismy się zdecydować na skorzystanie z usług firmy zewnętrznej. Zwykłe biurowe niszczarki są dobrym rozwiązaniem, dla mało istotnych dokumentów i płyt CD czy DVD, jednak dokumenty zawierające dane wrażliwe powinny być niszczone przez profesjonalne firmy.

Firma świadcząca usługi z zakresu niszczenia dokumentów oraz utylizacji i usuwania danych elektronicznych pracuje na certyfikowanym sprzęcie, który zapewnia zniszczenia danych w sposób nieodwracalny, co daje nam gwarancje, że danych nie dostaną się w niepowołane ręce. Koszty takich usług nie są wygórowane, zwłaszcza w kontekście ryzyka, jakie niesie ze sobą nieprawidłowe, czyli niedokładne zniszczenie danych. To jest jeden z tych elementów prowadzenia działalności, a którym nie można oszczędzać. Warto zatem wybrać jakąś firmę ze swoich okolic i podjąć z nią długoterminową wspłópracę. Jeżeli działamy na terenie na przykład z Krakowa, możemy wybrać odpowiednią firmę właśnie z tego miasta. Dłuższa współpraca wpłynie z pewnością korzystnie na oferowane ceny.